Şirketler "kurumsal hafıza" kaybı ile karşı karşıya

İş dünyasında dijitalleşme artıyor. Hangi büyüklükte olursa olsun her şirket faaliyet gösterdiği süre boyunca sürekli veri üretiyor. Bu veriler şirketlerin işleyişine göre farklı tip ve büyüklükte. Sadece al sat operasyonu yapan ve hiçbir üretimi olmayan şirketler bile yasal olarak finansal veri üretmek zorunda. Son yıllarda vergisel e-dönüşüm sebebi ile irili ufaklı serbest defter sahibi veya küçük şirketler ayrım yapılmadan e-fatura, e-defter gibi ortamlara zorunlu olarak taşındı.

Çok kullanılan "Veri olmadan şirket olunmuyor" sözü artık "Dijital olmadan şirket olunmuyor" haline geldi. E-dönüşümün sonu gelmez bir süreç olduğunu vurgulayan Uzman Posta CEO'su Gökalp Çakıcı, "Birçok firma iş akışlarını dijitalle dönüştürürken, ürettikleri kurumsal veri de artıyor. Tüm firmalar işlerini dijital ortamda yapmak konusunda hemfikir, bu konuda güncel ve eksiksiz olmak istiyorlar. Kurumlar arası iletişimin tümüyle dijital mecrada gerçekleşmesi, şirketler arasındaki veri takasının her geçen gün daha fazla olması ile sonuçlanıyor" dedi.

Dijital geçmiş 'kurumsal hafıza' oluşturuyor

Potansiyel müşteriler ile olan iletişimin ticarete dönüşmesinden önceki tüm süreçlere ait CRM iletişimi, neredeyse tamamen dijital iletişim kanallarında oluşuyor. Her firma müşteri adaylarına anında mesajlar, kısa mesajlar ve e-posta kampanyaları ile ulaşmak, onlarla olan ilişki potansiyellerini ekonomiye çevirmek istiyor.

Dönüşümün önemli bir göstergesinin de 'dijital işyeri' kavramı olduğunu söyleyen Çakıcı, "Covid sonrası iş hayatı uzaktan çalışma ve sanal toplantılar üzerine kuruldu. Bu durum ister istemez yüz yüze toplantıları ve birlikte iken konuşulanların daha kolay akılda kaldığı kişisel iletişimi azaltıyor. Kurumlar arası dökümanlar, hesap tabloları veya projenin mahiyetine özel üretilmiş dosyalar (çizimler, tasarımlar, 3d modeller vb.) sürekli dijital yollar ile alınıp veriliyor. Tüm bunlar projelerin ilk gününden itibaren birleşip, revize edilerek nihai hallerini alırken, en sonunda belirli bir işin veya projenin geçmişini oluşturuyor. Projenin veya işin hafızası, yürüten kişiler ile değil, bu dijital çıktılar ile ifade edilir hale geliyor. İş sona erdiğinde bu dijital geçmiş, süreçler ve projeler birlikte bütünleşerek bunları hayata geçiren yapıların 'kurumsal hafıza'sını oluşturmaya başlıyor" diye konuştu.Ve

Veriyi kullanan rekabette üstünlük sağlıyor

"Zaman geçtikçe piyasada kalan her şirket gelecekte yapacağı yeni işleri, eskiden bitirdiği işler ve bunları yaparken ürettiği know-how üzerine kurguluyor" diyen Çakıcı, bunun doğal bir süreç olduğunu ifade etti. Çakıcı, firmaların yeni yapacakları işleri ve oluşturacakları ekonomiyi bu kurumsal hafıza ve ürettikleri know-how modelleri ile yürüteceklerini söyledi. Şirketin işi ürettiği gün sahip olduğu iş gücüne yeni dönemde sahip olmasa dahi, saklanan ve 'kurumsal hafıza'sını oluşturan bu geçmişin, yeni dönemde kendisine benzer işler yapma imkanı sağladığını belirten Çakıcı, veriyi kullanan şirketlerin rekabet üstünlüğüne sahip olduklarının altını çizdi.

Şirketlerde yeni kavram: Dijital Olgunluk Endeksi

Şirketlerin hayatında artık 'Dijital Olgunluk Endeksi' adı verilen yeni bir kavram da var. Ürettiğiniz verinin olabildiğince dijital ortamda ve sürekli erişilebilir olması, bu endeksin en önemli parametrelerinden birisi. Çok fark edilmiyor olsa da iş yaparken bu dijital verilerin taşındığı en önemli mecranın elektronik posta mesajları olduğuna dikkat çeken Çakıcı, şöyle devam etti:

"Gün içinde farkında olmadan onlarca eposta mesajı alıp veriyoruz. Anında mesajlaşma yazılımları çok iş görseler dahi kurumsal seviyede iş yapmak yazılı ve bir nevi kanıt olacak kayıtlı bir kurumsal iletişim ortamı gerektiriyor. Bu konuda dünyanın ortak iletişim aracı aslında elektronik posta. Birbirini takip eden eposta mesajları ile biriken geçmiş yazışmalar ve en basit hali ile mesaj ekleri, şirketin 'kurumsal hafızası'nın birincil kaynağı oluyor. Bu 'kurumsal hafıza'nın uğrayacağı her türlü zarar veya tümüyle yaşanabilecek veri kaybı, dijital platformlar üzerinde yoğun iş yapan şirketler için büyük bir doğal felaketten farksız."

E-posta'ya özel siber güvenlik

Şirketler, fiziki felaketlere (deprem, yangın, sel vb.) 'FKM' adı verilen 'Felaket Kurtarma Merkezleri' ile hazırlanmaya çalışırken, bu konuda tatbikatlar ve birçok hazırlık yapıyorlar ancak aslında sanal dünyada oluşabilecek zararlı yazılım ve siber saldırı merkezli tehditlere aynı şekilde hazırlanmıyorlar.

Oysa felaketler artık sanal ortamda çok daha yoğun ve tehditler sürekli artmakta. Kullanıcıların organizasyon dışından aldığı verilerin birinci kaynağı ise bilindiği gibi elektronik posta iletişimi ve bu mesajlar ile takas edilen dosyalardan oluşuyor. Elektronik posta temelli tehditler ve bunların oluşturacağı zararların önlenmesi ise eposta'ya özel siber güvenlik ürünleri ve eposta arşivleme sistemlerinden geçiyor.

Türkiye'de bu konuda lider konumda olan yerli siber hizmet üreticilerinden olduklarının altını çizen Çakıcı, şunları söyledi:

"Hem elektronik posta iletişimi sırasında önlenebilecek tehditleri engellemek hem de kullanıcı veya saldırı tabanlı oluşacak kurumsal hafıza kayıplarının önüne geçecek arşivleme hizmetleri ile öne çıkıyoruz. Dijital olgunluğa ulaşma yolunda her şirketin ihtiyacı olan felaketlere karşı hazır olmak için yerli servisler üreterek ülkemizin veri politikalarına uygun saklama yolları ile bunlar irili ufaklı tüm kurumlara sunuyoruz."

Teknolojik varlık güvenliğinin önemi

Veri kayıplarının ekonomiye etkilerine global açıdan raporlar ile bakıldığında; IBM'in yayınladığı yakın tarihli bir rapor, tek bir veri ihlalinin ortalama maliyetinin dijital ortamda artan işler sebebi ile tüm zamanların en yüksek seviyelerine ulaştığını gösteriyor. Rapora göre; büyük şirketlerde veri ihlalinin ortalama maliyeti 2021'de 4,24 milyon dolar iken, bu oran yüzde 2,6 artışla 2022'de 4,35 milyon dolara yükselmiş durumda. Birleşmiş Milletler Sermaye Kalkınma Fonu'nun (UNCDF-United Nations Capital Development Fund), raporuna göre ise; 2020'de bilgi ve teknoloji varlık güvenliği ihlallerinin tüm dünyadaki ekonomik maliyeti 4 trilyon dolar gibi şaşırtıcı bir rakama ulaştığını gösteriyor. Bu rakam küresel GSYİH'nin yaklaşık yüzde 4,6'sına denk geliyor.

Yüzdelere göre 2022 yılında yaklaşık maliyetin 5.2 trilyon dolar olduğunu belirten Çakıcı, şunları anlatıyor:

"Elbette firmaların büyüklüklerine göre bu etkiler ölçeklenecek ama zararın kaçınılmaz olduğu bir gerçek. Temelde farkında olmamız gereken şey kurumsal hafızanızı neyin oluşturduğunu bilmek. Her gün elimizin altında olduğu için belki de kanıksadığımız epostalarımıza ve bu ortamda iletilen mesajlarımıza gereken değeri vermemiz gerekiyor. 'Elimiz kolumuz' diye nitelendireceğimiz e-posta gibi dijital iletişim araçları için doğru güvenlik yatırımları, arşivleme yatırımları veya kayıp durumunda kurumsal hafızamızı rahatça eski haline geri getirebilme adına yapacağımız her türlü iş sürekliliği yatırımı, hem veri kaybımızı ortadan kaldıracak hem de şirketimizin kurumsal hafızasını koruyacak."