Şirketlerin maaş dönemi yoğunluğuna dijital çözüm

Şirketlerin insan kaynakları ve muhasebe departmanlarında her ay maaş döneminde günler süren bir yoğunluk yaşanmasının başlıca nedenini, çalışanlara ödenen tüm ücret dökümlerinin yer aldığı bordro belgesi oluşturuyor. Bordro hazırlama sürecinde en çok mesai harcanan bölüm ise çalışanların mesai, giriş-çıkış, vardiya, fazla mesai, izin gibi aylık çalışma takvimlerini kapsayan puantaj tablolarının oluşturulması.

Yapılan açıklamaya göre, 2 binden fazla şirkette 4.500'den fazla İK yöneticisi ve 180 binden fazla çalışan tarafından kullanılan insan kaynakları platformu Kolay İK, bu hesaplamaları dijitalleştirerek kısa sürede ve hatasız bir şekilde yapmayı sağlayan 'Puantaj' modülünü geliştirdi.

"Elle giriş yapılarak hazırlanan puantaj tablolarında hata payı yükseliyor"

Açıklamada görüşlerine yer verilen Kolay İK CEO'su Çağlar Yalı, puantaj hesaplamasının şirketlerin muhasebe veya insan kaynakları departmanlarında, bazen de her iki departmanda birden her ay ciddi bir yoğunluk oluşmasına neden olduğunu söyledi.

Özellikle büyük şirketlerde bu hesaplamaların günlerce sürdüğüne işaret eden Yalı şunları kaydetti:

"Bunun başlıca nedeni ise 'planlanan çalışma saatleri' veya vardiya programı ile 'gerçekleşen çalışma saatleri' arasında sıklıkla uyuşmazlıklar olması. Bunu bir örnekle açıklamak gerekirse her çalışanın bir çalışma takvimi var. O takvimde çalışanın resmi ve haftalık tatili, çalışma saatleri ve varsa vardiyaları yer alır. Buna 'planlanan çalışma saatleri' diyoruz. Ancak bu planlanan saatlere farklı nedenlerden dolayı her zaman uyulamayabilir: Çalışanın işe geç kalması, fazla mesai yapması ya da Personel Devam Kontrol Sistemi (PDKS) kullanan şirketlerde çalışanın girişte veya çıkışta kartını okutmayı unutması gibi... İşte bu durumlarda gerçekleşen çalışma saatleri ile planlanan arasında, dolayısıyla puantaj tablosunda uyumsuzluklar oluşabilir. İşte her ay puantaj tablosunu kontrol etmekten ve bu uyumsuzlukları gidermekten sorumlu olan çalışanlar, bu uyumsuzlukları tespit etmek durumundadır. Puantaj tablosunu hazırladıkları çalışan o ay takvimdekinden fazla çalıştıysa fazla mesaisinin eklenmesi, eksik çalıştıysa izin veya eksik çalışma girerek uyumsuzlukların giderilmesi gibi konularda her bir çalışan için yoğun bir mesai harcarlar. Çünkü bordro oluşturmak için gerçekleşen çalışma saatlerinin doğru saptanması ve bordroya doğru bir şekilde işlenmesi gerekir. Ancak Excel gibi tablolar kullanılarak yani elle giriş yapılarak hazırlanan puantaj tabloları süreyi uzattığı gibi hata payını da artırır. Biz de buradan yola çıkarak puantaj hesaplamasını dijitalleştiren bir modül geliştirdik."

"Tablodaki uyumsuzlukları tek tıkla gideriyoruz"

Geliştirdikleri Puantaj modülü ile gerçekleşen ve planlanan çalışma saatlerinin sisteme otomatik olarak aktarıldığını ve aradaki uyumsuzlukların da yine otomatik olarak giderildiğini söyleyen Yalı, "Bir şirkette çalışanların haftalık izinleri farklı günlerde olabilir. Bazı çalışanlar vardiyalı sistemde çalışırken bazıları o ay fazla mesai yapabilir. Öte yandan esnek çalışan yani çalışma saatlerini kendi belirleyen çalışanlar da söz konusu. Geliştirdiğimiz modülde tüm bu karmaşık süreçler, farklı farklı tablolar yerine tek bir ekran üzerinden takip edilebiliyor. Gerçekleşen ve planlanan çalışma saatleri arasındaki uyumsuzluklara tek tek bakmaya gerek kalmıyor. Çünkü bu uyumsuzluklar sistemde otomatik olarak saptanıyor ve işaretleniyor, böylece tek bir tıkla uyumsuzluklar giderilip puantaj tabloları çok daha kısa sürede, eksiksiz ve hatasız olarak hesaplanabiliyor. İnsan kaynakları profesyonelleri, farklı departmanlar veya programlardan her ay önlerine gelen onlarca Excel dosyası ile uğraşmak zorunda kalmıyor. Bu sayede bir şirkette puantaj tablosu çıkarma süresini yaklaşık yüzde 85 oranında kısaltmak mümkün" dedi.

Yalı ayrıca geliştirdikleri modül sayesinde puantaj hesaplamasını insan kaynakları ve muhasebe departmanındaki çalışanların yanı sıra departman yöneticilerinin de kolaylıkla kullanabileceğini, bu sayede iş yükünün paylaşılabileceğini ifade etti.

"Doğru puantaj hesaplaması hem çalışanı hem de işvereni koruyor"

Puantajın doğru hesaplanmasının önemine değinen Yalı, "Tabloda yapılacak herhangi bir yanlışlık, çalışanların maaş hesaplamalarında karışıklığa neden olmasının yanı sıra işveren ve çalışan arasında haksızlıklara yol açar. Ayrıca yanlış bordro bildirimi şirketlerin kanunen ceza almasına da neden olur. Doğru hesaplamayla ise işverenler hem personel performansını ve verimliliği değerlendirebilir hem de maaş hesaplamalarını eksiksiz bir şekilde yapabilir. Bu nedenle sağlıklı bir puantaj takibi oluşturmak için puantaj kayıtlarının doğru ve dikkatli tutulması büyük önem taşıyor. Biz de Kolay İK olarak şirketin her kademesinden çalışanı direkt olarak etkileyen 'Puantaj' modülümüzü, 'Personel Yönetimi' uygulamamızı kullanan tüm şirketlere ücretsiz olarak sunuyoruz" diye konuştu.