Gelişen teknolojilere kılavuzluk yapmanın daha iyi bir yolu
Torbjørn Netland, Omid Maghazei & Michael Lewis
Belirli bir teknolojiyi benimsemeyi düşünen şirketler, genellikle kararlarını iş gerekçesinin gücüne dayandırır. Söz konusu teknoloji, mevcut ekipmanın yükseltilmesini veya el emeğiyle yürütülen süreçlerin otomasyonunu sağlıyor ya da diğer organizasyonlarda halihazırda kullanımda olup faydalarını ispatlamış ise bu tür bir değerlendirmenin işe yarayacağı açık. Ancak henüz yaygın bir şekilde kullanılmayan yeni gelişen teknolojilerin değerini ölçmek çok daha zor.
Aslında, bütçe merkezli iş gerekçesi yaklaşımları, kısmen öğrenme kazanımlarının değerini ve yayılma etkilerini hesaba katmadığı için, yeni teknolojilere karşı ön yargılıdır. Ancak organizasyonlar, iyi bir iş gerekçesi şartının dayattığı disiplinin yokluğunda, izole pilot projeler aracılığıyla yeni teknolojileri uygulamaya koyduğunda genellikle bu deneylerin hiçbir yere varmadığını görür.
Organizasyonların yeni teknolojileri nasıl başarılı bir şekilde değerlendirebileceğini, deneyebileceğini ve uygulayabileceğini anlamak için IKEA'nın insansız hava aracı (İHA) teknolojisini depo operasyonlarına nasıl dahil ettiğini inceledik. Gelişmekte Olan Teknolojiler ve Kullanım Senaryosu: Birden Çok Yılı Kapsayan Bir İHA Benimseme Çalışması başlıklı araştırma, şirketin deneyimi, bir kullanım senaryosunun koordineli bir yaklaşım ve doğru ortaklarla anlamlı bir iş senaryosuna dönüştürülebileceğini gösteriyor.
IKEA dünyanın en büyük mobilya şirketi olabilir, ancak diğer tüm perakendecilerin de yaşadığı bir sorundan muzdarip: Envanter doğruluğu. Stokta neyin, ne zaman ve nerede bulunduğunu bilmek büyük önem taşıyor. Ancak her gün yüzbinlerce farklı ürünü bir yerden bir yere taşıyan bir şirkette insan hatası yine de olabiliyor. Müşteri ne zaman stokta olmayan bir ürünü talep etse potansiyel bir satış—hatta müşteri şirketten yete- rince hayal kırıklığına uğrarsa, gelecekteki satışlar—kaybediliyor.
Envanter yanlışlıklarının düzeltilmesi maliyetleri de yukarı çekiyor. Geçmişte IKEA'nın Almanya'daki dağıtım merkezlerinde tek işi düzenli manuel envanter kontrolleriyle bu tür hataları düzeltmek olan bir kaç çalışanı bulunuyordu. Üstelik envanteri saymak için forklift veya merdiven kullanmak sıkıcı, zahmetli, potansiyel olarak tehlikeli, aynı zamanda insan hatasına açık bir iş.
IKEA'nın sorunu çözmeye yardımcı olabileceğini düşündüğü umut verici teknolojilerden biri İHA'lardı—şirket bunu 2018-2019'da bir kaç deposunda koordinasyonsuz bir şekilde denemişti. Tayland'da bir depo çalışanı, tüketiciye yönelik bir İHA satın alarak aracı yüksek raflardaki paletleri fotoğraflamak için depoda uçurmuştu. IKEA, Macaristan ve Almanya'da ipli profesyonel İHA'lar ve hobi İHA'ları da dahil olmak üzere muhtelif yeni kurulmuş şirketlerin ürünlerini test etti. Ancak bunların hepsi çok fazla kurulum, bakım ve yönetim gerektiriyordu, yeni güvenlik riskleri yaratıyordu dahası, insanlarla karşılaştırıldığında İHA'ların palet ve palet içeriklerinin kaydını tutma performansı zayıf kaldı. Deneme tümüyle başarısız oldu.
DÖNÜM NOKTASI
2020'de IKEA'nın kurumsal tedarik zinciri geliştirme biriminin çalışanları, sorunun yalnızca teknolojiden kaynaklanmadığını, aynı zamanda şirketin İHA'ların denenmesine bölük pörçük ve koordinasyonsuz yaklaşmasının bir sonucu olduğunu fark etti. IKEA, iki yıl önce yeni lojistik ve yerine getirme teknolojileri için bir yönetişim birimi olarak kurulan küresel Geliştirme Yenilik Ağı'nın (GYA) bir parçası olarak, İHA girişimlerini birbirine bağlamaya, koordine etmeye ve doğrudan yönetmeye karar verdi.
GYA altı alanı kapsıyor: Paketleme ve tanımlama, otomasyon ve robotik, hizmetlerin yerine getirilmesi, elleçleme ve depolama, nakliye, dijital teknolojiler. Her alan, zamanlarının yarısını bu role adayan iki lider tarafından yönetiliyor. Ayrıca, 5 ile 10 konu uzmanı, gerektiğinde her alana destek veriyor. GYA'nın liderleri ve uzmanları, coğrafi olarak IKEA geneline dağılmış durumda ve her alan kendi ağını oluşturuyor.
DIN, yerel denemeleri doğrudan yönetmiyor ancak kaynak tahsis ediyor ve üst düzey yönetim desteği sağlıyor. Ayrıca başarılı ve başarısız denemelerden elde edilen deneyimleri topluyor ve paylaşıyor. Birimin üst düzey görüşü, gelişmekte olan teknolojilerin ve doğru teknoloji tedarikçi- lerinin uygun yerde en iyi kullanım senaryosuyla eşleştirilmesinde kritik öneme sahip.
Taşıma ve depolama ağının liderleri, 2020'de üç İHA teknolojisini sistematik olarak test etmeye karar verdi. Bunlardan biri, işçilik maliyetlerini düşürmediği için ilk pilot uygulamadan sonra iptal edildi. Bu, IKEA'yı bir Fransız depo yönetimi uzmanı şirketin yarı otonom çözümü ve İsviçreli İHA girişimi Verity'nin otonom çözümüyle baş başa bıraktı.
IKEA, her iki İHA'yı çeşitli depo konumlarında paralel olarak test ederken üç aşamalı bir yaklaşım izledi: çözümlerin keşfi, kavram kanıtı denemeleri ve konuşlandırma. İlk iki adımdan GYA sorumluydu. Deneme testleri, IKEA'ya İHA'ların faydalarını ve dezavantajlarını belirleme fırsatı verirken, satıcılar teknolojiyi belirli kullanım senaryosuna daha iyi uyacak şekilde yinelemeli olarak geliştirdi. Yarı otonom İHA'ların teknolojik olarak amaca uygun olduğu bulundu, ancak manuel kurulum ve yönetim masrafı, diğer tüm maliyet avantajlarını azalttı. Daha kapsamlı testler net bir iş gerekçesi ortaya koyamadığında yarı otonom seçenek iptal edildi.
Otonom İHA'ların ilk denemeleri daha umut vericiydi. Haziran 2020 itibarıyla IKEA'nın İsviçre'nin Spreitenbach kentindeki mağaza deposu, sekiz İHA'yı operasyonlarına başarıyla dahil etmişti. İnsan müdahalesi gerektirmeyen cihazlar, gündüz hareket ettirilen tüm paletlerin yerlerini kontrol etmek için gece uçtu. Pazar günleri İHA'lar tüm palet yerlerine uçuruldu ve deponun stok durumu hakkında güncel bilgileri doğrudan IKEA'nın depo yönetim sistemine sağladı. Gece çalışmanın yerel kısıtlamalara tabi olduğu bu yüksek maliyetli konum için iş gerekçesi harika görünüyordu. Ama bu çözüm başka bir yerde de işe yarar mıydı?
GYA, IKEA'nın diğer yerlerinde tamamen otonom İHA'lar için potansiyel iş gerekçesini değerlendirmek üzere bu teknolojiden en çok ne tür depoların ve yerlerin yararlanabileceğini inceledi. Daha sonra irtibat bilgilerini ve kılavuzları IKEA'nın operasyonel bölümlerine teslim etti. Uygulama 2022 ortalarında altı mağaza deposunda hayata geçirildiğinde GYA gözlemlenen verilerle iş gerekçesi hesaplamalarını yeniden değerlendirdi ve başlangıçta tahmin edilenden daha iyi bir iş durumu tespit etti. Otonom İHA'lar, bu yazı kaleme alındığı sırada, IKEA'nın yedi ülkedeki 16 mağaza deposunda uçuyor.
En yeni teknolojilere yapılan yatırımlar için bir iş gerekçesi geliştirmek nihai olarak önemli olsa da, çoğu durumda en iyi yaklaşım öncelikle kullanım senaryosuna, yani anlamlı bir iş problemini çözmek için teknolojinin nasıl uygulanabileceğine odaklanmak. Ardından şirket pilot projelerde teknolojiyi deneyerek deneyim kazandıkça potansiyel iş gerekçesi yinelemeli olarak geliştirilebilir. Ne yazık ki birçok şirket asla pilot uygulama aşamasından öteye gidemiyor ve kendini yeni teknoloji kullanım senaryolarını sonsuz bir şekilde test etme döngüsüne sokuyor. Ancak IKEA'nın İHA teknolojisini başarılı bir şekilde benimsemesi, şirketlerin bu tuzak- tan kaçınabileceğini gösteriyor.
GYA kullanım senaryosuyla başlayıp sistematik ve koordineli bir şekilde yürüttüğü araştırma ve keşif çalışması sayesinde IKEA'nın sorunun çözümünü bulmasına yardımcı oldu.
KOORDİNELİ BİR YAKLAŞIM GETİRMEK
Bu zor kazanılmış bilgeliği edinen sadece IKEA değil. Bir Alman mühendislik ve elektronik şirketi ve Endüstri 4.0'ın öncüsü olan Robert Bosch GmbH de benzer bir deneyim yaşadı. Bosch, 2014 yılında I4.0@Bosch dönüşüm programını başlattığında, üst yönetim program yönetişimini atlayarak hız ve ölçek kazanmayı hedefliyordu. Bu tercih, Bosch üretim ağı genelinde teknoloji odaklı kullanım senaryolarını içeren çok sayıda deneyle sonuçlandı—bilgi paylaşımı eksikliği ve hayal kırıklığı yaratan mali sonuçlarla birlikte. O sırada, en iyi uygulamaları paylaşmak için bir şirket içi Bosch konferansına katılan bir üst düzey yönetici aramızdan birine yakınıyordu: "Her standda aynı sorunu benzer çözümlerle halletmeye çalışan coğrafi olarak dağılmış birimler gördüm. ... Bu daha koordineli bir yaklaşıma ihtiyacımız olduğunu anladığımız zamandı."
Bu kavrayış ortaya çıktıktan kısa bir süre sonra Bosch, üretim ağında gelişmiş dijital teknolojilerin uygulanmasıyla ilgili yönetişim ve işbirliğinden sorumlu Bağlantılı Endüstri yenilik kümesini kurdu. Bosch artık dahili ve harici müşterilerine tümü şirketin 230 fabrikasının bazılarında denenmiş ve konuşlandırılmış 100'den fazla teknoloji kullanım senaryosundan oluşan bir katalog sunuyor.
Kullanım senaryosu kataloğu, eklemeli imalat veya yapay zeka gibi teknolojilerin belirli bir süreçte bir sorunu nasıl çözdüğünü, yaklaşık uygulama maliyetlerini ve gerekli süreyi, teknolojik olgunluğu ve beklenen performans iyileştirme tahminlerini kısaca açıklıyor.
5 TEMEL DERS
1- Gelişmekte olan teknolojilerin araştırılması için bir yönetişim yapısı oluşturun. İHA teknolojisi için "yüz çiçek açsın" yaklaşımı IKEA'da başarısız oldu. Kaynaklar ve bilgi birikimi aynı anda bir çok alana bölündü ve başarısızlıklardan kaynaklanan deneyimler gizlendi ya da kaybedildi. IKEA'ya bir yönetişim yapısı sağlayan GYA birimi, yerel İHA denemelerine aşırı derecede müdahale etmeden fon ve personel tahsis ederek gerçek bir soruna uygun bir çözüm bulmaya yönelik stratejik sürecin desteklenmesine yardımcı oldu.
2- Kullanım senaryosuyla başlayın, ancak iş gerekçesini de yakından takip edin. Organizasyonlar, teknoloji satın alma projelerinde agresif bir şekilde iş gerekçesi aramaya alışkındır. Sürecin gereğinden erken bir aşamasında "Yatırım getirisi nedir?" diye sorarak bir fırsatı kolayca kaçırabilirsiniz. Teknolojiyi denemeden önce bu soruyu cevaplamak zor. Bunun yerine kullanım senaryosu başarılı olursa iş gerekçesinin ne hale gelebileceğini düşünün.
3- Ortaklarınızı stratejik olarak seçin. Pek çok satıcı, cazip ancak eldeki sorunu çözmesi pek mümkün olmayan teknolojiler sunar. IKEA'nın farklı İHA satıcılarıyla yaptığı ilk yerel denemeler genellikle başarısız oldu; bir kaç stratejik satıcının seçilmesi daha yakın etkileşime imkan tanıdı ve daha da önemlisi, tüm şirkete hizmet etme potansiyeli gören satıcıların bağlılığının artmasını sağladı. Sonunda IKEA, teknolojiyi amaca uygun hale getirene kadar olgunlaştırmak için bu satıcılardan biriyle aktif olarak birlikte çalıştı.
4- İş gerekçesi gelişene kadar kullanım senaryosunu yineleyin. Kullanım senaryosundan iş gerekçesine geçiş her zaman doğrusal bir süreç değildir çünkü iş karar vericileri ile operasyonel ve teknolojik değişim ajanları arasında yürütülen müzakere ve problem çözme çalışmalarını içerir. Teknolojik uygulama ve ekonomik uygulanabilirliğin farklı yerlerde değiştirilmesi gerekebilir.
5- Ölçeklendirme için aşamalı bir yaklaşım benimseyin. Bir teknoloji operasyonel olarak işlevsel ve sağlam hale gelir gelmez ve faydaları maliyetlerden ağır basar basmaz, ölçeklendirmeye başlama zamanıdır. Yıkıcı teknolojiler çok hızlı geliştiğinden, şirket genelinde doğrudan benimseme yerine daha fazla operasyonel yinelemeye izin veren aşamalı bir konuşlandırma daha uygun olacaktır. IKEA'nın İHA'ları kademeli olarak konuşlandırması, bunların öncelikle en uygun maliyetli olmaları beklenen yerlerde devreye alınmasını sağladı.
Torbjørn Netland (@tnetland), ETH Zürih'in Yönetim, Teknoloji ve Ekonomi Bölümü'nde üretim ve operasyon yönetimi profesörü.
Omid Maghazei (@omaghazei) aynı bölümde doktora sonrası araştırmacı. Michael Lewis (@opsprof), Bath Üniversitesi Yönetim Okulu'nun Enformasyon, Kararlar ve Operasyonlar Bölümü'nde operasyonlar ve tedarik yönetimi profesörü.