UZAKTAN ÇALIŞMADA UZAY TAKTİKLERİ

Tanusree Jain & Louis Brennan

Neredeyse iki yıl boyunca evden çalıştıktan sonra ofis düzenlemeleriyle ilgili durum açık: Bir takım farklı kombinasyonlarla da olsa uzaktan çalışma
kalıcı olarak hayatımıza girdi. Fakat ev-çalışma ortamı hala kapalı alanlarda uzun çalışma süreleri, örtüşen kişisel ve profesyonel zamanın sıkı entegrasyonu ve meslektaşlarla sınırlı fiziksel sosyal etkileşim gibi zorluklarla dolu.

Birçok insan, günün ne zaman başlayıp ne zaman bittiği temel algısını kaybettiğini söylüyor: Birleşik Krallık'ta yapılan bir ankete katılanların yüzde 80'inden fazlası, Covid-19 salgını sırasında zaman algılarında değişiklikler yaşadığını söyledi. Ofisteki hafta içi günlerden evdeki hafta sonlarına net geçişin ortadan kalkması da kafa karıştırıcı bir etki yarattı.

Uzay, uzaktan çalışma ve teknoloji-izolasyon ilişkisine dair araştırmamızda ve Google Oracle, Xilinx, Microsoft, Salesforce, Indeed, Facebook da dahil olmak üzere teknoloji şirketlerindeki 10 orta düzey yönetim ekibiyle yaptığımız görüşmelerde- tipik bir hibrit çalışma ortamının nasıl yönetileceğine dair bir model belirledik: Bu da uzay görevleri sırasındaki iş organizasyonuydu. Astronotların zamanlarını nasıl yapılandırdıklarından ve kompakt bir ortamda işin daha iyi planlanmasına ve yürütülmesine yol açan rutinlerinden yöneticilerin çıkarabileceği şaşırtıcı derecede yararlı dersler bulunuyordu. Biz de bu yazıda, astronotların bazı uygulamalarını benimsemenin, çalışanların işin geleceğine başarılı bir şekilde uyumlanmasına yardımcı olabileceğini ileri sürüyoruz.

RUTİNİN GÜCÜ

Bir kriz sırasında rutinler değişir ve gelişir. Covid-19 salgınının başlangıcından bu yana çoğumuz kendimizi pijamalarımızla evden çalışırken, kahvaltı esnasında Zoom toplantılarına katılırken ve resmi çalışma saatlerinin ötesinde mesai yaparken bulduk. Bunlar ne sağlıklı ne de sürdürülebilir rutinler.
Rutinlerin büyük değeri var. Martha Feldman ve Brian Pentland tarafından "Birden fazla aktör tarafından gerçekleştirilen, tekrarlamalı, ayırt edilebilir, birbirine bağlı eylem kalıpları" olarak tanımlanan rutinler, örgütsel çalışmanın alışkanlık oluşturan davranışlar sayesinde yolunda gitmesini sağlar. Zamanla kurumsallaşmaları, belirli yanıtları tetikleyen istemler yaratır. Bireylerin sosyal organizasyonlardaki gözlem ve deneyimleri, günlük rutinleri anlamalarını sağlar ve bu da iş akışını etkiler. Her günün başında e-postaları kontrol etmek, kahve molasında meslektaşlarla anlık sohbetler yapmak, cuma akşamı iş sonrası içkilerini dört gözle beklemek gibi işyeri rutinlerinin tekrarı bir istikrar, öngörülebilirlik ve güvenlik duygusu yaratır.

YENİ ALIŞKANLIKLAR GEREKİYOR

Meslektaşların farklı yerlerden iş birliği yapmak zorunda olduğu ve genellikle kişisel yaşam alanlarında bulunduğu hibrit çalışmanın doğasındaki zorlukların üstesinden gelmek, bu ortamları destekleyen yeni rutinlerin geliştirilmesini gerektiriyor. Görev kontrol merkezi -yani ofis genel merkezi- ve uzaklara yayılmış, görev odaklı ekipler arasındaki fiziksel olarak bağlantısız çalışma yapısını temsil eden tipik uzay görevinden dersler çıkarıyoruz. Bu tür görevlerin temel özelliği, ekip içi ve ekipler arası izole çalışma ortamıdır ve bu tür ortamlarda yakın iletişim yoluyla kolaylaştırılan güçlü ekip çalışması etiği, görevin başarıyla tamamlanmasının zeminini oluşturur.

UZAY GÖREVLERİNDEN ÖDÜNÇ ALINACAK 3 RUTİN

Bir şirketin farklı fonksiyonel birimlerinde- ki hibritliğin boyutları ve seviyeleri farklılık gösterse de tüm ekiplerin yararlanabileceği üç strateji bulunuyor.

1'İNCİ STRATEJİ: YENİ RİTİMLER OLUŞTURMAK İÇİN ZEITGEBER'LER ÜRETİN

Zeitgeber, insanların içsel biyolojik ritimlerini düzenlemek için kullandığı dış çevresel ipuçları anlamına geliyor. Bunlar, güneş ışığını, karanlığı ve sıcaklıktaki değişiklikleri, ayrıca egzersiz yapmayı, yemek yemeyi ve sosyal etkileşimlere girmeyi içeriyor -enerji seviyelerini etkileyen ve vücuda uyanık olması için fizyolojik sinyaller gönderen şeyler. Merriam-Webster, kelimenin 'zaman' anlamına gelen Almanca zeit ve 'veren' anlamına gelen geber'den türediğini belirtiyor. Dolayısıyla zeitgeber günlerimizin temposunu belirliyor. Bahsi geçen çevresel ipuçları önemli ölçüde değiştiğinde insanların 24 saatlik ritimleri bozulur. Bu da onların duygularını, ruh hallerini ve nihayetinde performans sonuçlarını etkiler.

Uzay görevleri, tipik olarak, kapalı bir fiziksel ortamda geçirilen uzun zaman dilimlerini içerir. Astronotların kendilerini çok meşgul tutan yoğun çalışma programları olsa da, doğal zeitgeber'lerinde meydana gelen -sınırlı fiziksel sosyal etkileşim, yoğun aktivite patlamalarını içeren iş ritimleri, yeme düzeninde farklılıklar ve günlük olarak hissedilen duygu çeşitliliğinde azalma gibi- değişikliklere uyum sağlaması gerekir. Ayrıca astronotlar günde birden fazla gün doğumu ve gün batımı görüyor. Örneğin Uluslararası Uzay İstasyonu'ndaki astronotlar, istasyonla birlikte Dünya'nın etrafında dönerken her 24 saatte bir 16 gün doğumuna tanık oluyor.

Uzay görevlerindeki astronotlar, bozulan zeitgeber'leri ile başa çıkmak için birlikte yemek yiyerek, toplu eğlence etkinlikleri gerçekleştirerek, tatilleri kutlayarak ve sesli veya görüntülü olarak aileleriyle etkileşim kurarak zamanın geçişini işaretler. Görev yöneticileri, her dönüm noktasını genel misyon hedefine doğru kaydedilen ilerlemeyi vurgulayacak şekilde kutlayarak uzun süreli keşif gezilerini ara hedeflerle yapılandırır.
Organizasyonlar hibrit çalışma için daha kalıcı seçenekler oluşturmaya yönelirken, yöneticilerin kaybolan zeitgeber'leri hesaba katması ve yenilerini oluşturması zorunlu hale geliyor. Görüştüğümüz Salesforce ekibi bize "8:30 ile 5:30 saatleri dışında kimsenin pek çalışmadığı bir rutine sahip olmaya teşvik ediliyorsunuz" dedi.

Danimarkalı bir sözleşme yönetimi platformu olan Contractbook sanal iş gücü için çeşitli zeitgeber'ler geliştirdi; iki haftada bir yapılan genel katılımlı toplantılar, su sebili görüşmeleri, selfie günleri ve anlaşma kapanışlarını kutlamak için sanal bir gong gibi.

(Oracle da yeni bir satış işlemi tamamlandığında Slack üzerinden sanal bir gong kullanıyor.) Bu gibi rutinler, personelin küçük kazançları kutlamasına ve meslektaşlarıyla, hatta hiç tanışmadıkları kişilerle bile gündelik etkileşimleri çoğaltmasına olanak tanıyor.

2'NCİ STRATEJİ: HEM YAPI HEM ESNEKLİK İÇİN PLANLAR YAPIN

İş yeri yapısı, bireysel departmanların, yöneticilerin ve ekiplerin nasıl organize edildiğini ve birbirleriyle nasıl iş birliği yaptığını ifade eder. Ofis düzenleri, çeşitli ekipler arasındaki etkileşimlerde akışkanlığa izin vermek için açık alanlar içerebilir. Hızlı toplantılar ve daha büyük grup etkileşimleri için konferans salonları ve gizlilik gerektiren çalışma türleri için sıcak masa seçenekleriyle farklı üretkenlik biçimleri desteklenebilir. Uzaktan çalışma, bu açık ofis konseptinin tamamen bozulmasına neden oldu. Uzaktan çalışma ortamı, aktif fiziksel ve sosyal etkileşimin yanı sıra bol açık alan ile hareketli bir çevreye sahip olmak yerine hem fiziksel hem de sosyal anlamda uzun süreli katılıklarla şekillendi.

Bu katılık, uzay görevlerinin bir karakteristiği. Astronotlar, hafta içinde belirli program ve rutinleri takip ederek, hafta sonlarında ise daha fazla esneklikle bu duruma yanıt verir. Ayrıca temizlik görevlerinin yerine getirilmesine zaman ayrılır. Amaç katı bir ortamın sınırları içinde organizasyon ve tutarlılık yaratmaktır.

Yöneticiler, hibrit iş düzenlemeleri oluştu- rurken çalışanları sınırlar koymaya ve işin gün- lük yaşamın tüm yönlerine yayılmasının önü- ne geçmek için yapı ile esneklik arasında bir denge kurmaya teşvik etmeli. Xilinx, Covid-19 sırasında, özellikle 'çalışanları işle ilgili stres- lerden kurtarmak ve işle kendimiz arasında sağlıklı bir sınır oluşturmak' amacıyla insan- ların her ayın üçüncü cumasında izin yapma- sına imkan tanıyan yeni bir politika benim- sedi. Bu politika, çalışma döngülerini yeniden konumlandırmayı amaçlayan yeni bir zeitge- ber türü sunuyor.
Uzay görevleri, prosedürlerde belirli bir de- recede katılık ve tutarlılığın davranışları dü- zenlemeye, bireysel performans ve grup etki- leşimlerini kolaylaştırmaya yardımcı olduğu yolları modelliyor. Facebook gibi bazı şirket- ler çalışanlarına tamamen uzaktan çalışma se- çeneği sunarken, biz, daha ihtiyatlı bir yak- laşım olarak, ekip işbirliğinin sahada devam edebilmesi için insanların bazı günler evde, bazı günler ofiste olmasına izin veren geniş bir yapı oluşturmayı öneriyoruz.

3'ÜNCÜ STRATEJİ: İÇ İLETİŞİME ÖNCELİK VERİN

İç kurumsal iletişim, modern organizasyonların hayati bir parçası. Fiziksel bağlantının uzun sürelerle kesilmesi, iletişim açısından zorluklar yaratarak personel tarafından farklı ve bireysel olarak deneyimlenen iş baskılarına neden olabilir. Uzaktan çalışanlar ve genel merkez arasındaki gergin ilişkiler olgusu uzun süredir olağanlaşmakla birlikte uzaktan çalışmaya yeni başlayanlar için özellikle zorlayıcı bir unsur haline geldi. Örneğin fiziksel olarak çalışanlar için işe başladıkları ilk gün bilgi ve gerekli materyalleri almada gecikme önemsiz bir ihmal olarak kabul edilebilirken, uzaktan çalışmaya yeni başlayanlarda özellikle sinir bozucu ve yabancılaştırıcı bir etki yaratıyor.

Uzay görevleri sırasında, uzakta bulunan personel kendini terk edilmiş ve görmezden gelinmiş hissetti; ayrıca Görev Kontrol'ün uzaktan çalışmanın kısıtlama ve streslerini anlamadaki empati eksikliğini algıladı. Aslında, uzaktaki personelin aşırı duyarlı olması normal ve tipik bir insan tepkisi; izolasyon ve kapalılık bu duyarlılığın daha da artmasına neden oluyor. NASA bu olaylardan gerekli dersi çıkardı ve ekipler arasında düzenli iletişim ve görüşmelerin dahil edildiği, yine de katılım ve etkileşimde esnekliğe izin veren programlar oluşturdu.

Yöneticiler, kişiler arası -hem sözlü hem de fiziksel- iletişim ipuçlarının ne kadar kritik olduğunun ayırdına varmalı. Bunlar, çalışanların ofis içinde ağlar ve bağlar oluşturmasına, kurumsal değerleri aşılamasına, sistemleri ve iş akışlarını aktarmasına yardımcı olur. Salesforce, salgın sırasında işbirliği ve kültür oluşturmayı en önemli önceliklerden biri haline getirmek için örgütlü bir çaba sarf etti: Uzaktan çalışmada amaca yönelik bir süreç, Spotify listeleri paylaşmak, her sabah sanal kah- ve toplantıları düzenlemek, perşembe geceleri düzenlenen içkili buluşmalar da dahil olmak üzere çeşitli eğlenceli sosyal etkinliklerle güven inşa etmeye ve ilişkileri güçlendirmeye imkan tanıyor. Uzaktan çalışmaya yeni başlayan bir kişi, şirketteki deneyimini "Yöneticim beni haftada iki kez arıyor—'X, y, z nasıl gidiyor?' veya "Bir şeyi neden yapmadın?' demek için değil, nasıl olduğumu sormak için" diye özetledi. Salesforce'da, ayrıca, Zoom'da ekip üyeleri bir toplantının başlamasını beklerken müzik çalınıyor; yukarıda bahsi geçen işe yeni başlayan kişi "Bunun ortamı gerçekten aydınlattığını" söyledi.

Uzaydan uzaktan çalışma hakkında öğrendiklerimiz gayet öğretici: Organizasyonlar, evleri olarak adlandırdıkları yerüstü kapsüllerde çalışanlar, meslektaşları ve yöneticileriyle yapı ve sık iletişim avantajlarına sahip olduklarında başarıya ulaşabilir.

-Tanusree Jain, Dublin Üniversitesi Trinity Yüksek Okulu'na bağlı Trinity İşletme Okulu'nda işletme doçenti.

-Louis Brennan, Trinity İş- letme Okulu'nda işletme incemeleri profesörü, Trinity Yüksek Okulu öğretim üyesi ve "Above and Beyond: Exploring the Business of Space" (Routledge, 2018) kitabının yazarlarından biri.