TOPLANTI SIRLARI…

İpek Alpkökin Olgunsoy / INBUSINESS

Eğer bir şirketin amiral koltuğunda oturuyorsanız kuşkusuz omuzlarınızdaki yük de giderek artıyor. Hele ki önemli kararların verildiği kritik toplantılarda bu ağırlık inanılmaz seviyelere ulaşıyor. Ancak üst düzey yöneticilerin oluşan baskıyı kırmak adına buldukları küçük sırlar da yok değil! Öyle ki renk tercihlerinden toplantı tarzlarına, uğur veren objelerden tüketilen gıdalara kadar pek çok olmazsa olmaz var. İstatistiklere göre toplantı süreleri 2000'in başından bu yana yüzde 8 ila 10 arasında bir artış gösterdi. Pandeminin başladığı 2020 senesinde çalışanların katıldığı toplantıların sayısı yaklaşık yüzde 14 arttı.

YÜZDE 47: ZAMAN KAYBI

Öte yandan beyaz yakalıların yüzde 47'si toplantıların çoğunun zaman kaybı olduğunu, yüzde 45'i ise katıldıkları toplantı sayısından bunaldıklarını dile getirdi. Ezcümle çalışanların bu tutumlarını değiştirmek ve buluşmayı daha verimli kılmak adına yöneticilerin üzerindeki sorumluluk da giderek çoğaldı. Ancak hepsinin verimi ve grup konsantrasyonunu artırmak adına kendine has bir çıkış yolu var.

"Katılımcıların kendisini rahat hissetmesi önemlidir" diyen Akça Kimya Genel Müdürü Alp Sarıcı, masa başına oturarak toplantı yapmayı doğru bulmuyor. Sarıcı, "Genelde masanın ortasına oturarak diğer katılımcılar ile aramdaki mesafeyi en az seviyeye indirmeyi tercih ederim. Toplantı konusu personel ile ilgili ise toplantıyı köşeleri olmayan yuvarlak bir masada yapar ve personelin karşısında oturmak yerine kalbinin olduğu sol tarafında oturmayı tercih ederim" diyor.

GEÇ KALANDAN 'BAĞIŞ' ALMAK

Toplantı başlama saatlerinde yaşanan olası gecikmeleri önlemek adına geçmişte sıklıkla uyguladığı bir sistem olduğunu anlatan Alp Sarıcı, geç kalan çalışanları bağış kumbarasına yönlendiriyor: "Toplantı saatini geçiren arkadaşlar ortak bir kumbaraya X lira para bağışı yapmak durumunda olduklarında gecikmelerin büyük ölçüde önlendiğine şahit oluyorum. Tabii kumbarada toplanan paralar, bir sosyal yardım faaliyetinde bağış olarak kullanılıyor

DİKKAT DAĞILMAMALI

*Toplantı esnasında dikkatleri dağıtmamak ve akışı canlı tutmak adına, toplantılarda yürümek veya dolanmak yerine oturmayı tercih ederim* diyen Mondi Corrugated Turkey CEO'su Sevinç Yener Çimecioğlu ise toplantı sırasında dikkatini dağıtacak her türlü iletişim araçlarından uzak duruyor. Tüm bu örnekler toplantı verimini artırmak için. Peki, yöneticilerin kendi verimlerini artırmak için neler yaptıklarını merak ederseniz işte detaylar…

ASANSÖR TOPLANTILARI
Vahap Küçük - LC Waikiki Yönetim Kurulu Başkanı

Pandemi nedeniyle fiziki toplantılar sanala dönmüştü, bu sürekli hale geldi. Öncesinde üç ayda bir ülke müdürlerimiz Türkiye'ye gelirdi şimdi bu türden bir organizasyona gerek kalmadan toplantı yapabiliyoruz. Fiziki ihtiyacın ortadan kalkması zaman ve maliyet açısından avantaj sağladı. Açıkçası rutinimiz haline geldi. Bir anda iki dakika içinde toplantı organize edebiliyoruz. Ancak fiziki görüşmeler için de her tür fırsatı değerlendiririm. Örneğin asansör görüşmeleri yaparım. Toplantıya ihtiyaç duymadan projesini anlatmak isteyenleri asansörde dinlerim, oldukça da etkili bir görüşme biçimidir benim için.

GÜNDEM DIŞINI PARK EDERİM
Ebru Özdemir - Liman Holding Yönetim Kurulu Başkanı

Toplantılardan verim alabilmenin en önemli kuralı zamanı iyi kullanmak. Dolayısıyla süreyi önceden belirlemek ve kısa tutmak, toplantının en başında katılan herkese bir disiplin sağlıyor. Toplantı dışına çıkıldığında 'park edelim' der konu kiminle ilgiliyse sonrasında onunla birebir konuşurum. Böylece akışın bozulmasına engel olurum. Toplantılarda herkesin sesini duymak isterim. Katılımcıları toplantıya aktif olarak dahil etmeye çalışırım. Toplantının amacına ulaştığından emin olmak için, tüm gündem maddeleri konuşulduktan sonra toplantıyı özetler, gerekiyorsa görev dağılımı yapar, konuyla ilgili yapılacak bir sonraki toplantının tarihini belirler, hatta bir sonraki adımda neler yapılacağını sıralarım.

UĞURLU KAHVE FİNCANI
Sevinç Yener Çimecioğlu - Mondi Corrugated Turkey CEO

Akşamları kitap okuyarak uykuya dalmanın ve güne çok erken başlamanın, vazgeçilmez bir enerji kaynağı olduğuna inanırım. Kıyafet seçimlerini de günün yoğunluğuna uygun olarak kendime enerji verecek parçalardan belirliyorum. Toplantılar için olmazsa olmazlarım vardır. Toplantılara tam zamanında ve hazırlıklı olarak katılma konusundaki hassasiyetim, vazgeçemediğim renkli kalemler eşliğinde kullandığım not defterim ve annemin çok sevdiği, uğuruna inandığım Türk kahvesi fincanım. Öte yandan detaylara önem veren, titiz biri olduğum için online toplantılar dahil olmak üzere tüm toplantılarda özenli olmayı tercih ederim. Bu yüzden, evden katıldığım online toplantılarda dahi fularım eksik olmaz. Toplantı sırasında dikkatimi dağıtacak her türlü iletişim aracından uzak dururum.

CEP TELEFONU YASAK
Sani Şener - TAV Havalimanları Holding Yönetim Kurulu Başkan Vekili

Toplantılarda beyaz tahta kullanmak en önemli alışkanlığım. Konuları yazarak anlatırım. Low-tech görünse de bence çok etkili olduğunu düşünüyorum. Böylelikle tüm katılımcılara ve onların görüşlerine tahtadan yansıtarak dikkat çekiyorum. Dikkati hiç dağıtmadan odaklanmayı sağlıyor. Bir saati geçen toplantıların olmaması gerektiğine inanırım. Ayrıca cep telefonu kesin olarak yasak.

MASADA ÇİKOLATA OLUR
Hilmi Uytun - Hâfele Türkiye ve Bölge Ülkeler İcra Kurulu Başkanı

Gündemini önceden bildiğimiz ve hazırlıklı girdiğimiz toplantıları önemsiyoruz ve bu yönde hazırlanıyoruz. Konuyu şematize ederek başlıkları listelemek önceliğim. Beyaz tahta ya da Excel kullanarak konuyu mutlaka önce görselleştiririz. Dinlediğim detayları önümdeki not defterine muhakkak yazar ve detayları görmeye çalışırım. Renkli kalemlerle gruplayarak, büyük resimdeki manayı anlamaya çalışırım. Çay ve kahve, toplantılarımızın vazgeçilmezi. Masamda her daim çikolata olur, gerçi ben çoğunlukla yemem ama arkadaşlarıma ikram ederim. Beyaz tahtayı çoğunlukla kullandığım için ayakta olurum.

TURUNCU KALEM
Hakan Özat: UPT Genel Müdürü

Hem dolma kalemimi hem de ajandamı, şirketimizin ana rengi olan turuncu renginde tercih ediyorum. Bir yıl boyunca da aynı ajandayı kullanmaya devam ederim. Toplantının olabildiğince amaç çerçevesinde ve karar almaya yönelik ilerlemesi benim için önemli. Bir diğer öncelik de sade bir Türk kahvesi. Tüm görüşleri dinlemeden, herhangi bir fikir beyan etmem.

ZAMAN YÖNETİMİ SAYGIDIR
Nail Olpak - DEİK Başkanı

Mühendis kökenli olduğum için karşılaştığım olaylarda analitik çözümleme yaparım. Benim için toplantıların olmazsa olmazı; tarih, saat ve gündemin yeterince önceden ilan edilmiş olması, başlangıç ve bitiş saatinin belli olması ve ilan edilen zaman ve gündeme sadık kalınması. Başkanlık ettiğim toplantıların ise kuralları vardır. Azami süresi 2.5 saattir ve bunu hiç ama hiç geçirmem. Toplantıyla ilgili detaylı gündem, açıklama, detay tablolar, analiz vb neler varsa, tümünü toplantıdan en az 2-3 gün önce tüm katılımcılara gönderirim. Zaman hepimiz için çok değerli. Zaman yönetimi toplantının tüm taraflarına duyulan saygı demektir benim için.

TAHTA OLMALI
Osman Şahin Köşker - Kontrolmatik Teknoloji Genel Müdürü

Genellikle toplantı yaptığım yerde tahta olmasını tercih ediyorum. Toplantıların başları uzun olmamakla birlikte sohbetle başlamak samimiyeti artırıyor. Toplantıların ilk dakikaları çok önemli. Çünkü toplantıya katılan herkesin konuyu bilse bile, ne anlatacağımı merak ettiğini bilirim. Elbette, planlı toplantılarım oluyor ve olmak zorunda ama aniden gelişen toplantılardan daha fazla verim aldığımı düşünüyorum.

ÇÖZÜME ODAKLANMA ÖNEMLİ
Salih Boz - Tamara Tekstil Yönetim Kurulu Başkanı

Toplantılara tam konsantrasyon sağlayarak katılırım, herkesin de motive bir şekilde katılmasını önemsiyorum. Bu, toplantının kalitesini artıran ve sonuçta sağlıklı ve doğru kararların alınmasını sağlayan önemli bir unsur. İkinci olarak da toplantıya katılanların öneri ve yaklaşımlarının çözüm odaklı olmasını beklerim. Toplantılarda ele alınan konulara ve tespitlere raporlar yön verir ama çözüm odaklı olunması çok önemli.

ÇAYSIZ KAHVESİZ ASLA
Malkoç Sualp - UNITE CEO

Zaman yönetimini önemsediğim için toplantıda sadece ilgili konunun konuşulmasını ve konuyla ilgili kişilerin toplantıya katılım sağlamasını beklerim. Yoğun bir iş tempom olduğu için, toplantının zamanında başlaması ve bitmesini isterim. Sonuç odaklıyımdır ve toplantı içeriğinin dağılmamasına özen gösteririm. Toplantılar sırasında çay ve kahve vazgeçilmez- lerim arasındadır.

OĞLUMUN RESMİ AVUCUMDA
Alp Sarıcı - Akça Kimya Genel Müdürü

Önemli bir sunum yaparken bir anahtarlığın içinde olan oğlumun küçüklük fotoğrafını avucumun içinde tutarım. Bu alışkanlığım bana hem güven verir hem de şans getirir. Firmayı birinci derece temsil ettiğimden firmamızın logosu olmayan başka bir ajanda kullanamıyorum, kalemim ve anahtarlığımın üzerinde ismim yazar. Genelde lacivert, gri ve siyah takım elbiseleri tercih ederim. Müşteri görüşmeleri ve önemli toplantılarda özellikle kahverengi giymemeye dikkat ederim. Toplantılarda yanımda mutlaka bir ajandam olur.